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Solutions IAP – Archivage et gestion documentaire
Face à la diversité des données professionnelles à conserver, aux exigences croissantes en matière de conformité légale, et à la nécessité de garantir la sécurité des documents physiques et numériques, les organisations doivent mettre en place une stratégie d’archivage rigoureuse.
Chez Exquando, nous accompagnons les organisations dans la gestion des documents d’entreprise, la mise en œuvre de solutions d’archivage numérique et la conversion des archives papier, en garantissant pérennité, conformité et performance documentaire.
Pourquoi gérer et préserver votre capital informationnel ?
Continuité & résilience
Pérenniser les savoirs et les données critiques garantit la continuité des opérations, facilite la prise de décision éclairée et renforce la capacité d’adaptation face aux imprévus.
Conformité & gestion des risques
Un archivage rigoureux répond aux obligations légales, minimise les risques de litiges et garantit la traçabilité des informations essentielles pour la conformité.
Valorisation & innovation
Préserver le patrimoine informationnel permet d’analyser les tendances passées, d’identifier des opportunités et de nourrir l’innovation en s’appuyant sur des connaissances solides.
Nos services spécifiques pour votre infoSystem IAP
Design
Transform
Operate
Design
- Analyse et cartographie de vos pratiques existantes
- Recommandations pour l’optimisation de la gestion de vos archives
- Etude de faisabilité pour la mise en place d’un système de gestion intégrée des archives physiques et électroniques (GED, SAE, DAM…)
Transform
- Elaboration de politiques et procédures d’archivage
- Rédaction de tableaux de tri ou référentiel de conservation des documents
- Conseil et accompagnement pour la sélection et la mise en œuvre d’un système de gestion intégrée des archives physiques et électroniques
- Assistance à la structuration, sélection et préparation des données dans le cadre d’un projet de migration documentaire
Operate
- Collecte des documents et évaluation de leur valeur afin de déterminer leur sort (conservation ou destruction)
- Traitement, classement et description des documents selon les normes et méthodes archivistiques
- Récolement, reconditionnement et destruction d’archives
- Organisation de transfert d’archives
Consultez nos expériences clients
Les institutions européennes génèrent un nombre important de documents à archiver et préserver. En faisant appel à un contrat-cadre, elles disposent de personnel qualifié pour traiter leurs archives courantes, intermédiaires et historiques.
Dans le cadre de la mise en place d’un Système d’Archivage Électronique (SAE), le CESE a fait appel à notre expertise pour obtenir une analyse des besoins, une étude de faisabilité et la rédaction d’un cahier des charges.
Lorsque GSK Vaccines a dû décommissionner un de ses bâtiments de production, l’équipe chargée de la destruction s’est rendu compte qu’il fallait au préalable inventorier, traiter et organiser le transfert ou la destruction des archives qu’il contenait.
Les équipes d’ALPHAS désiraient obtenir de nouvelles compétences sur la théorie et les principes archivistiques contemporains, tels que les normes réglementaires, la réalisation de tableaux de tri, la description des fonds documentaires.
Afin que la gestion documentaire de la Croix-Rouge soit conforme aux exigences requises par le RGPD, l’organisation voulait être en mesure d’assurer le contrôle des informations et de leurs documents d’activité, et de rationaliser leurs processus d’archivage.
Les services de documentation, de bibliothèque, de gestion documentaire et d'archives de la BEI doivent assurer la gestion quotidienne des archives et documents d’activités de l’institution. Pour les soutenir, la BEI fait appel à un contrat-cadre pour disposer de ressources qualifiées.
Pour intégrer le référentiel documentaire développé par le Groupe Safran en France, le personnel du site de Liège devait assurer la conformité des procédures d'archivage aux exigences légales et normatives, réduire les risques associés et démontrer l'applicabilité du référentiel.
