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Solutions AEC – Document Control & Gestion documentaire de projet
Complexité croissante des technologies, multiplication des normes, diversité des formats de documentation, nombre élevé d’intervenants et de versions de documents en circulation, pression sur les budgets et les délais, besoin de sécurisation de l’information… autant de défis rencontrés dans les projets de construction et d’ingénierie.
Depuis près de deux décennies, Exquando est un partenaire de référence en document control. Nous sommes convaincus que la gestion et le contrôle documentaire sont essentiels à la réussite des projets, dès leur phase de lancement.
Pourquoi gérer et contrôler votre documentation de projet ?
Budget & planning maîtrisés
Un contrôle documentaire efficace garantit que toutes les parties utilisent les versions les plus à jour des documents. Cela limite les erreurs, évite les doublons et aide à tenir les délais et les budgets définis.
Conformité & traçabilité
Une gestion documentaire rigoureuse permet de répondre aux exigences réglementaires et normatives. Elle facilite le suivi des décisions et la démonstration de la conformité tout au long du projet.
As-built complets & disponibles
Maîtriser le registre des livrables dès le début du projet et en suivre l’évolution facilite la transmission de la documentation as-built vers l’exploitant. Les opérations peuvent alors démarrer dans les meilleures conditions.
Nos services spécifiques pour votre infoSystem AEC
Design
Transform
Operate
Design
- Audit de votre infoSystem de projet
- Identification des points forts et des axes d’amélioration
- Accompagnement dans le choix d’un logiciel de gestion documentaire (GED)
Transform
- Installation et paramétrisation d’un logiciel de gestion documentaire (GED)
- Rédaction des procédures de Document Control
- Définition du plan documentaire et des accès utilisateurs
- Standardisation des conventions de nommage
- Paramétrage des workflows de revue et d’approbation
- Développement des supports de formation
- Formation des utilisateurs
- Mise en place des services et du support aux utilisateurs
Operate
- Administration de votre logiciel de gestion documentaire (GED)
- Formation et support aux utilisateurs
- Scanning et chargement des documents
- Gestion du registre des livrables
- Contrôle de la qualité des documents
- Suivi de la distribution, revue et approbation des documents
- Audits documentaires
- Assemblage et transfert des dossiers as-built
Document Control as a Service
Optez pour un service flexible et expert
Démarrage immédiat : une équipe d’ experts prête à intervenir
Flexibilité : nous nous adaptons à votre charge de travail
Transparence : passez d’une facturation à la journée à une facturation au service
Consultez nos expériences clients
Les collaborateurs d’Equans sont amenés à produire et partager de nombreux documents techniques pour leurs différents projets d’ingénierie. Ils ont fait appel au Document Control as a Service d’Exquando pour assurer le suivi et le contrôle documentaire.
Le site SEVESO de IMEC à Louvain a vu ses projets et infrastructures techniques croître. Face à cette expansion, l’équipe gérant la maintenance et les extensions souhaitait standardiser et optimiser la gestion documentaire technique, pour une meilleure efficacité.
Depuis 2019, UCB a entrepris plusieurs grands projets de construction sur son site de Braine-l'Alleud. Face à la multiplication des projets, UCB a souhaité centraliser sa gestion documentaire afin de standardiser les méthodes, éviter pertes de temps et surcoûts.
Les équipes du département infrastructure de la STIB souhaitaient inventorier et migrer leur documentation pour ensuite adapter un modèle existant d’espace collaboratif pour les projets d’ingénierie à l’environnement Sharepoint Online.
Les équipes d’ingénieurs de GSK ont dû mener plusieurs projets de construction et d’ingénierie de front, et ce sur différents sites. La nécessité de centraliser et standardiser la gestion et le contrôle de leur documentation technique s’est alors imposée.
Le département Facility Management de la BNPPF devait trouver des solutions pour gérer efficacement et de manière sécurisée plus de 200.000 documents et plans, tout en simplifiant leur collecte, stockage et permettant l’accès rapide aux dernières versions.
Lors de la construction d’une nouvelle usine à Lessines, les ingénieurs souhaitaient disposer d’une solution centralisée de gestion de la documentation technique et assurer le transfert de cette documentation dans le système de l’utilisateur final.
