contact@exquando.be
+32 (0)470 / 122 148
IAP Solutions – Archivering en documentbeheer
Gezien de diversiteit aan zakelijke gegevens die moeten worden opgeslagen, de toenemende eisen op het gebied van naleving van wetgeving en de noodzaak om de veiligheid van fysieke en digitale documenten te garanderen, moeten organisaties een rigoureuze archiveringsstrategie implementeren.
Bij Exquando ondersteunen we organisaties bij het beheren van bedrijfsdocumenten, het implementeren van digitale archiveringsoplossingen en het converteren van papieren archieven. Zo zorgen we voor duurzaamheid, naleving van wet- en regelgeving en documentprestaties.
Waarom uw informatiekapitaal beheren en behouden?
Continuïteit & veerkracht
Door kritische kennis en gegevens op peil te houden, zorgt u voor bedrijfscontinuïteit, kunt u weloverwogen beslissingen nemen en kunt u zich beter aanpassen aan onvoorziene gebeurtenissen.
Compliance & risico-management
Met zorgvuldige archivering voldoet u aan wettelijke verplichtingen, minimaliseert u het risico op rechtszaken en zorgt u voor de traceerbaarheid van informatie die essentieel is voor naleving van de regelgeving.
Valorisatie & innovatie
Door informatie-erfgoed te bewaren, kunnen we trends uit het verleden analyseren, kansen identificeren en innovatie stimuleren op basis van gedegen kennis.
Onze specifieke diensten voor uw IAP infoSystem
Design
Transform
Operate
Design
- Analyse en in kaart brengen van uw bestaande praktijken
- Aanbevelingen voor het optimaliseren van uw archiefbeheer
- Haalbaarheidsstudie voor de implementatie van een geïntegreerd beheersysteem voor fysieke en elektronische archieven (GED, SAE, DAM, enz.)
Transform
- Ontwikkeling van archiveringsbeleid en -procedures
- Opstellen van retentieschema of referentiesysteem voor documentconservering
- Advies en ondersteuning bij de selectie en implementatie van een geïntegreerd beheersysteem voor fysieke en elektronische archieven
- Hulp bij het structureren, selecteren en voorbereiden van gegevens als onderdeel van een documentmigratieproject
Operate
- Verzamelen van documenten en beoordelen van hun waarde om hun bestemming te bepalen (behoud of vernietiging)
- Verwerking, classificatie en beschrijving van documenten volgens archiefnormen en -methoden
- Inventarisatie, herverpakking en vernietiging van archieven
- Organisatie van archiefoverdracht
Bekijk de ervaringen van onze klanten
Europese instellingen genereren een aanzienlijk aantal documenten die gearchiveerd en bewaard moeten worden. Via een raamcontract krijgen ze toegang tot gekwalificeerd personeel voor het beheer van hun actuele, tussentijdse en historische archieven.
In het kader van de invoering van een elektronisch archiveringssysteem heeft het EESC een beroep gedaan op onze expertise om een behoefteanalyse en een haalbaarheidsstudie uit te voeren en specificaties op te stellen.
Toen GSK Vaccines een van zijn productiegebouwen moest ontmantelen, besefte het vernietigingsteam dat het eerst de archieven die daarin lagen, moest inventariseren, verwerken en de overdracht of vernietiging ervan moest organiseren.
De ALPHAS-teams wilden nieuwe vaardigheden verwerven op het gebied van hedendaagse archieftheorie en -principes, zoals regelgevende normen, het maken van sorteertabellen en het beschrijven van documentcollecties.
Om ervoor te zorgen dat het documentbeheer van het Rode Kruis voldoet aan de AVG-vereisten, wilde de organisatie de controle over informatie en bedrijfsdocumenten waarborgen en de archiveringsprocessen stroomlijnen.
De afdelingen documentatie, bibliotheek, documentbeheer en archief van de EIB zijn verantwoordelijk voor het dagelijks beheer van de archieven en zakelijke documenten van de instelling. Ter ondersteuning van deze afdelingen maakt de EIB gebruik van een raamcontract om gekwalificeerde medewerkers te betrekken.
Om het door de Safran Group in Frankrijk ontwikkelde referentiekader te integreren, moesten de medewerkers van de vestiging in Luik ervoor zorgen dat de archiveringsprocedures voldeden aan de wettelijke en reglementaire vereisten, de daarmee samenhangende risico's beperken en de toepasbaarheid van het schema aantonen.
