FAQ
Informatiebeheer

Exquando definieert informatiebeheer als het beantwoorden van de vraag: “Hoe organiseren we informatiebeheer samen?” Informatie omvat ongestructureerde informatie (documenten), gestructureerde informatie (data, inclusief open data) en multimedia. Exquando beschouwt informatie als een cruciale hulpbron voor de organisatie, net als menselijke of omgevingsbronnen, die collectief beheer vereist.

De toenemende complexiteit en omvang van informatie, duplicatie tussen systemen, de proliferatie van distributiekanalen, de toegankelijkheid van verouderde data op lange termijn en een algemeen gebrek aan sturing en controle maken informatiebeheer noodzakelijk. Het helpt organisaties bij het beantwoorden van kritische vragen over hun essentiële informatie, de opslag, het eigendom, de toegang, de beveiliging en het gebruik ervan, waardoor de efficiëntie wordt verbeterd en risico’s worden beperkt.

Een infoSystem is een dynamisch systeem dat informatie in al haar vormen omvat: hardware, software, regels, mensen en hun omgeving, die allemaal als een functionele eenheid samenwerken. Een systeembenadering is essentieel omdat alle aspecten van informatie met elkaar verbonden zijn. Acties die worden ondernomen om informatie te beheren, werken steevast samen met alle componenten van dit infoSystem, wat een holistisch begrip vereist om informatie effectief te beheren. Voor meer informatie, zie onze infoSystem-methodologie.

Organisaties staan ​​voor een dubbele uitdaging: ten eerste moeten ze de onderlinge verbondenheid van alle elementen binnen het informatiesysteem erkennen, wat een systemische aanpak vereist; en ten tweede moeten ze de veelheid en complexiteit van de betrokken onderwerpen aanpakken, gedreven door technologische vooruitgang en nieuwe regelgeving. Het overwinnen van de ‘vloek van kennis’ – de veronderstelling dat anderen begrijpen waar u het over heeft – tussen de zakelijke, juridische en technische teams, vormt eveneens een aanzienlijk obstakel.

Exquando biedt een proces in zeven stappen:

1. Richt een stuurgroep op
2. Vertegenwoordig het infoSystem
3. Wijs verantwoordelijkheden toe
4. Definieer de infoConstitution
5. Leg de  infoPolicy vast
6. Bereid de verandering voor
7. Verbeteren en bestendig

De eerste fase is voorbereidend, daarna volgen de belangrijkste implementatiefases en tot slot de voorbereiding op het beheer en de continue verbetering.

De infoConstitution definieert de strategische en cross-functionele commissies die verantwoordelijk zijn voor informatiebeheer, hun rollen, mandaten, leiders, deelnemers en vergaderfrequentie. Het beschrijft de regels en processen waarmee deze organen deelnemen aan de besluitvorming, implementatie en monitoring van het infoSystem. De infoPolicy is een document dat de operationele principes van het infoSystem beschrijft, inclusief datasets, tools, processen, regels, rollen, terminologie en training, en die de beslissingen weerspiegelt die zijn genomen door de commissies die verantwoordelijk zijn voor informatiebeheer.

Door eigenaarschap toe te kennen aan elk element binnen het infoSystem (verzameling plannen, software, procedures, enz.), wordt verantwoording afgelegd en wordt voorkomen dat informatie verloren gaat. Verantwoordelijke personen of teams krijgen de bevoegdheid om beslissingen te nemen en worden erkend voor hun beheer. Dit bevordert een betere informatiekwaliteit, effectiever transitiemanagement en een betere algemene kennisretentie binnen de organisatie.

Exquando is ervan overtuigd dat het succes van informatiebeheer sterk afhangt van de betrokken mensen, met de nadruk op vertrouwen, gedeelde waarden en een gemeenschappelijke missie binnen de stuurgroep en projectteams. Voorbereiding op verandering vereist het aanpassen van de organisatiecultuur en -waarden om informatiedeling en collectieve besluitvorming te stimuleren, transparantie te bevorderen en het recht op fouten te vestigen. Effectieve communicatie en gerichte training voor iedereen zijn eveneens cruciaal voor een succesvolle implementatie. Om meer te leren, bekijk onze methodologie van het Transformatiewiel.

De implementatie van informatiebeheer leidt tot een beter gecontroleerde en beter gerapporteerde status van informatiebronnen, afgestemd op de organisatiedoelstellingen. Het bevordert een betere datakwaliteit, minder redundantie, verbeterde beveiliging en meer compliance. Door rollen en verantwoordelijkheden duidelijk te definiëren en governance-organen in te stellen, worden organisaties autonomer en efficiënter in het beheren van hun digitale transformatie en het aanpassen aan voortdurende veranderingen in technologie en regelgeving.