FAQ
Archieven

ISAD(G) staat voor “General International Standard Archival Description”, aangenomen door het Committee on Descriptive Standards van de International Council on Archives (ICA). Dit document bevat algemene regels voor het beschrijven van archiefstukken, ongeacht hun vorm of fysiek medium. Het hoofddoel is het creëren van nauwkeurige en betekenisvolle weergaven van documenten om de toegang en het begrip ervan te vergemakkelijken. De standaard definieert 26 beschrijvende elementen, georganiseerd in zeven informatievelden, die gecombineerd kunnen worden tot de beschrijving van een archiefstuk.

ISAAR (CPF), wat staat voor “International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, or Families”, stelt richtlijnen vast voor het aanmaken van authority records. Deze records beschrijven de entiteiten (organisaties, personen of families) die de records hebben geproduceerd of beheerd. Het doel is om gestandaardiseerde toegang tot records te bieden door het aanmaken en gebruiken van toegangspunten te controleren. ISAAR (CPF) gaat verder dan bibliografische records door meer gedetailleerde informatie op te nemen over de context waarin de records zijn geproduceerd, wat cruciaal is voor de interpretatie ervan.

De normen ISAD(G) en ISAAR (CPF) zijn complementair en ontworpen om samen te worden gebruikt in een archiefbeschrijving systeem. Terwijl ISAD(G) zich richt op het beschrijven van de archiefstukken zelf, biedt ISAAR(CPF) het kader voor het beschrijven van de “producenten” van deze stukken, d.w.z. de entiteiten die ze hebben gecreëerd of ontvangen. Koppelingen tussen de autorisatiegegevens van de producenten (ISAAR(CPF)) en de archiefbeschrijvingen (ISAD(G)) verrijken de context van de stukken en verbeteren de vindbaarheid.

Een meervoudige beschrijving is een fundamentele benadering bij archivering, uitgelegd in ISAD(G). Het beschrijven van een archief verzameling begint met het meest algemene niveau (de archiefcollectie) en vervolgens geleidelijk afdalend naar meer specifieke niveaus zoals de deelcollectie, de organische reeks, het dossier of het item. Dit principe, dat voortkomt uit respect voor fondsen, maakt het mogelijk om elke beschrijvingseenheid in zijn hiërarchische context te plaatsen, het detailniveau van de informatie aan te passen en onnodige herhalingen te vermijden.

Volgens ISAD(G), is een archiefbeschrijving gestructureerd in zeven informatie zones om de gegevens te ordenen:

• Identificatie: essentiële informatie voor herkenning van de eenheid (bijvoorbeeld referentie, titel, data en producent).
• Context: details over de herkomst en geschiedenis van de documenten.
• Inhoud en structuur: informatie over het onderwerp van de documenten, hun evaluatie en classificatie.
• Toegangs- en gebruiksvoorwaarden: toegangsbeperkingen, reproductie voorwaarden en talen van documenten.
• Aanvullende bronnen: links naar originelen, kopieën of gerelateerde documenten.
• Notities: informatie die niet op andere plekken geplaatst kan worden.
• Controle van de beschrijving: details over het maken en bijwerken van de beschrijving.

Het principe van respect voor fondsen is een hoeksteen van de archiefwetenschap. Het bepaalt dat de archieven van een bepaalde producent (een persoon, een familie, een organisatie) bijeen moeten worden gehouden, zonder te worden vermengd met die van andere producenten, om hun herkomst en oorspronkelijke context te behouden. Dit principe garandeert de authenticiteit en integriteit van de documenten. De meerlagige beschrijving van ISAD(G) is een praktische toepassing van dit principe, omdat het de mogelijkheid biedt om de fondsen als geheel te beschrijven voordat de onderverdelingen gedetailleerd worden beschreven. Zo wordt de natuurlijke organisatie van de documenten die voortvloeit uit hun activiteit, weerspiegeld.

Een sorteertabel is een essentieel hulpmiddel voor het beheer van archieven, zowel fysiek als digitaal. De tabel geeft systematisch alle documenten weer die een instelling produceert en ontvangt, waarbij voor elk type document de juiste gegevens worden vermeld, minimale bewaartermijn (gekoppeld aan het administratieve of juridische nut ervan) en zijn eindbestemming (permanente bewaring of vernietiging). Het gebruik van een sorteertabel helpt de hoeveelheid bewaarde archieven te verminderen, kosten en opslagruimte te optimaliseren en de efficiëntie van het opvragen van informatie te verbeteren. Het zorgt er ook voor dat wordt voldaan aan wettelijke bewaarplichten.

De EAS maakt de implementatie van een digitale oplossing voor document hosting mogelijk. Dit maakt het mogelijk om verschillende documentstromen op te halen en te indexeren in een gecentraliseerde IT-tool. De implementatie van een EAS vergemakkelijkt onder andere classificatie, verkort de zoektijd en elimineert de kosten die inherent zijn aan de fysieke opslag van papieren archieven.

Het langdurig bewaren van elektronische documenten is een complexe taak die een proactieve strategie vereist. Belangrijke elementen zijn onder meer de keuze van langdurige bestandsindelingen (open en breed verspreid zoals PDF/A) om hun toekomstige leesbaarheid te garanderen. Het is ook cruciaal om de metadata die het document beschrijven (auteur, datum, context) en ze eenduidig ​​aan het archief te koppelen. Ten slotte moet de bestandsdrager (harde schijf, CD) worden gekozen op basis van de stabiliteit en technologische beschikbaarheid, waarbij regelmatige migraties moeten worden gepland om aan te passen aan veranderende technologieën.

Metadata zijn gegevens die andere gegevens beschrijven. Bij digitale archivering is het cruciaal om de toegankelijkheid en het begrip van documenten op lange termijn te waarborgen. Ze bieden informatie over de context van het archief, de inhoud, de structuur en het beheer ervan. Een goede set metadata maakt het mogelijk om documenten te vinden met behulp van specifieke zoekopdrachten en hun betekenis te begrijpen zonder de volledige inhoud te hoeven raadplegen. Het koppelen van metadata aan documenten via een unieke identificatiecode is essentieel, zelfs als ze afzonderlijk worden opgeslagen.

OAIS (Open Archival Information System) of ISO 14721 is de fundamentele standaard en het conceptuele referentiemodel voor digitale archivering op lange termijn. Het beschrijft de functies en verantwoordelijkheden van een digitaal archiveringssysteem, ongeacht de technologie of implementatie. Het is een theoretisch maar essentieel kader voor het ontwerp van elk elektronisch archiveringssysteem (EAS).

De Europese verordening betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties (eIDAS) stelt een wettelijk kader vast voor elektronische handtekeningen, elektronische zegels en gekwalificeerde elektronische archiveringsdiensten. eIDAS V2 integreert specifiek een vertrouwensdienst voor gekwalificeerde archivering, waarmee een vermoeden van integriteit en herkomst wordt verleend aan opgeslagen documenten.

PDF/A is volgens ISO 19005 het Portable Document Format voor archivering. Dit is een subset van het PDF-formaat, speciaal ontworpen voor de lange termijn archivering van elektronische documenten. Het zorgt ervoor dat documenten in de toekomst precies hetzelfde worden weergegeven door alle benodigde informatie (lettertypen, afbeeldingen, metadata) te integreren en functies die de duurzaamheid kunnen schaden (zoals scripts en externe links) te verbieden.