
AEC Solutions – Documentcontrole en projectdocumentbeheer
De toenemende complexiteit van technologieën, het toenemend aantal standaarden, de diversiteit aan documentatieformaten, het grote aantal belanghebbenden en in omloop zijnde versies van documenten, de druk op budgetten en deadlines, de noodzaak om informatie te beveiligen… het zijn stuk voor stuk uitdagingen waar bouw- en engineeringprojecten mee te maken krijgen.
Exquando is al bijna twintig jaar een toonaangevende partner in documentbeheer. Wij geloven dat documentbeheer en -controle essentieel zijn voor het succes van een project, vanaf het begin.
Waarom uw projectdocumentatie beheren en controleren?
Gecontroleerd budget & planning
Effectieve documentcontrole zorgt ervoor dat alle partijen de meest recente versies van documenten gebruiken. Dit beperkt fouten, voorkomt duplicatie en draagt bij aan het behalen van deadlines en budgetten.
Naleving & traceerbaarheid
Strikt documentbeheer helpt bij het voldoen aan wettelijke en normatieve eisen. Het vergemakkelijkt het volgen van beslissingen en het aantonen van naleving gedurende het hele project.
Compleet & beschikbaar as-built
Door vanaf het begin van het project controle te behouden over het register van opleveringen en de voortgang ervan te volgen, kan de as-built documentatie tijdig naar de eindgebruiker worden gestuurd. De werk-zaamheden kunnen dan onder de best mogelijke omstandigheden beginnen.
Onze specifieke diensten voor uw AEC infoSystem
Design
Transform
Operate
Design
- Auditing van uw project infoSystem
- Identificatie van sterke punten en verbeterpunten
- Ondersteuning bij het kiezen van documentbeheersoftware (EDMS)
Transform
- Installatie en configuratie van documentbeheersoftware (EDM)
- Opstellen van procedures voor documentbeheer
- Definitie van het documentair plan en gebruikerstoegang
- Standaardisatie van naamgevingsconventies
- Het instellen van beoordelings- en goedkeuringsworkflows
- Ontwikkeling van trainingsmateriaal
- Gebruikerstraining
- Implementatie van diensten en gebruikersondersteuning
Operate
- Beheer van uw documentbeheersoftware (EDMS)
- Gebruikersopleiding en ondersteuning
- Documenten scannen en uploaden
- Beheer van het register van leveringen
- Kwaliteitscontrole van documenten
- Toezicht op de distributie, beoordeling en goedkeuring van documenten
- Documentaire audits
- Verzamelen en overdracht van as-built dossiers
Document Control as a Service
Kies voor een flexibele en deskundige service
Direct aan de slag: team van experts staat klaar om in te grijpen
Flexibiliteit: aangepast aan uw werklast
Transparantie: van facturering per dag naar facturering per service
Bekijk de ervaringen van onze klanten

Medewerkers van Equans produceren en delen talloze technische documenten voor hun diverse technische projecten. Ze gebruikten Exquando's Document Control as a Service om documenttracking en -controle te garanderen.

De SEVESO-site van IMEC in Leuven zag zijn technische projecten en infrastructuur groeien. Met het oog op deze uitbreiding wilde het team dat verantwoordelijk was voor onderhoud en uitbreiding het beheer van technische documenten standaardiseren en optimaliseren voor meer efficiëntie.

Sinds 2019 heeft UCB verschillende grote bouwprojecten uitgevoerd op de locatie Braine-l'Alleud. Gezien de toename van het aantal projecten wilde UCB zijn documentbeheer centraliseren en de methoden standaardiseren om tijdverspilling en extra kosten te voorkomen.

De teams van de afdeling infrastructuur van de MIVB wilden hun documentatie inventariseren en migreren en vervolgens een bestaand model voor collaboratieve ruimte voor technische projecten aanpassen aan de Sharepoint Online-omgeving.

De engineering teams van GSK moesten meerdere bouw- en engineering projecten tegelijkertijd op meerdere locaties beheren. Dit creëerde de behoefte om het beheer en de controle van hun technische documentatie te centraliseren en te standaardiseren.

De afdeling Facility Management van BNPPF was op zoek naar oplossingen om meer dan 200.000 documenten en plannen efficiënt en veilig te beheren, de verzameling en opslag ervan te vereenvoudigen en snelle toegang tot de nieuwste versies mogelijk te maken.

Bij de bouw van een nieuwe fabriek in Lessines wilden de ingenieurs een gecentraliseerde oplossing voor het beheer van de technische documentatie en het waarborgen van de overdracht van deze documentatie naar het systeem van de eindgebruiker.