contact@exquando.be
+32 (0)470 / 122 148
Document Controller
Om efficiënte en hoogwaardige samenwerking te bevorderen, zorgt de Document Controller ervoor dat de documentatie die de klant, partners en medewerkers gebruiken betrouwbaar, nauwkeurig, volledig en goed gecommuniceerd is. De Document Controller maakt deel uit van een projectteam en is verantwoordelijk voor het beheer en de controle van de documenten die tijdens de verschillende projectfasen worden geproduceerd met behulp van een geïntegreerde managementtool. Dit is een voornamelijk operationele rol die nauwkeurigheid en een sterk gevoel voor service vereist.
Belangrijkste verantwoordelijkheden
Hieronder vindt u een niet-uitputtende lijst van uit te voeren taken. Deze lijst kan variëren afhankelijk van de opdracht en de klant.
- Volg de levenscyclus van documenten: aanmaken, beoordelen, goedkeuren, distribueren en archiveren van technische documenten gedurende het hele project
- Kwaliteitscontrole: controleren van de nauwkeurigheid, consistentie en leesbaarheid van documenten, en ervoor zorgen dat ze voldoen aan de normen en conventies van het bedrijf
- Versies beheren: houd verschillende versies van documenten bij en onderhoud een volledige geschiedenis van wijzigingen met behulp van een lijst met deliverables
- Documenten verspreiden: relevante documenten op het juiste moment beschikbaar maken voor de juiste belanghebbenden
- Documentbeheer procedures toepassen, bijwerken en verbeteren
- Gebruik hulpmiddelen voor documentbeheer: Beheersing van software voor documentbeheer (EDM), inclusief toegangscontrole in bepaalde gevallen, en hulpmiddelen voor samenwerking (Teams) om de verwerking en het delen van documenten te vergemakkelijken
- Gebruikers trainen en ondersteunen in de tool en procedures
- Rapporten/dashboards maken over de status van de projectdocumentatie: het corrigerende actieplan definiëren en uitvoeren
- Geef feedback tijdens projectvergaderingen over de status van de documentatie
- Scan belangrijke documenten zoals protocollen
Vereiste kwalificaties en ervaring
- Interesse in documentbeheer is essentieel
- Affiniteit of nieuwsgierigheid voor het werken in een technische omgeving. De meeste van onze klanten werken met ons samen in de engineering.
- Zeer goede schriftelijke en mondelinge kennis van het Frans en/of Nederlands, goede kennis van het Engels
- Goede kennis van Microsoft Office
Het volgende is een pluspunt, maar geen vereiste:
- Basisopleiding informatie- en documentbeheer
- Basisopleiding gericht op informatie- en communicatietechnologie (ICT)
- Aantoonbare ervaring als documentbeheerder, archivaris, documentalist of in een administratieve rol
- Kennis van een of meer documentbeheer softwareprogramma’s is een pluspunt (Aconex, LiveLink, Sharepoint, ACC, enz.)
Vereiste vaardigheden
- Goede organisatorische en coördinatievaardigheden, gevoel voor prioriteiten
- Streng en oog voor detail
- Mondelinge vaardigheid in presentaties/trainingen en goede schrijfvaardigheden
- Flexibel en goede teamgeest
- Zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken
- Service- en klantgericht
- Goede luistervaardigheden en begrip van kwesties
We zijn momenteel op zoek naar de volgende profielen :
Wat wij u kunnen bieden
Exquando biedt u de mogelijkheid om uw kennis en expertise te ontwikkelen in een boeiende en stimulerende omgeving. Onze klanten zijn onder andere grote organisaties in de bouw, farmacie, bankwezen, energie en verzekeringen.
Er wordt passende interne training aangeboden. U wordt aangemoedigd om deel te nemen aan de community van informatieprofessionals en uw nieuw verworven kennis en ervaring te delen.
De werkomgeving bij Exquando is dynamisch en flexibel. We stimuleren creativiteit en proactiviteit. En we houden van plezier op het werk! We bieden een vast, voltijds contract en een aantrekkelijk salarispakket. Ons hoofdkantoor is gevestigd in Waver, maar sommige opdrachten vereisen een korte, middellange of zelfs langere aanwezigheid op de locatie van de klant. Gedeeltelijk telewerken is toegestaan.
Daarnaast vinden wij het van cruciaal belang dat de kandidaat oog heeft voor de waarden van Exquando.
Herkent u zich in deze omschrijving? Stuur dan zo snel mogelijk uw cv en motivatie naar Muriel via muriel.merat@exquando.com, of solliciteer via onderstaand formulier.
