Information map: premise of information governance

Een van de sleutels tot het succes van organisaties is de informatiestroom tussen mensen. Het meest essentiële is dus het communicatiesysteem. Om dit te doen, moet je de behoefte aan informatie identificeren en vervolgens de communicatielus tot stand brengen en onderhouden. Als een van de twee niet wordt opgelost, is het resultaat een communicatiefout, wat tot frustratie leidt.

Als ik degene ben met de informatie, ben ik verantwoordelijk voor het identificeren van wie er nog meer in het bedrijf op de hoogte moet zijn. Vervolgens moet ik de informatie doorgeven en ervoor zorgen dat deze goed is ontvangen en begrepen.

Dat is precies wat Bod Davids, Isaac Getz en Brian M. Carney zeggen in hun boek Leadership without Ego. En Bill Gates was niet anders.

Tegenwoordig zitten we echter tot de nok toe vol met informatie (die niet altijd nuttig is) en die wordt voortdurend op alle mogelijke manieren gecommuniceerd via nieuwe software die op soms ongecontroleerde manieren wordt ingezet. Het resultaat voor veel organisaties is dat op zijn minst een deel van hun informatie in een chaotische staat verkeert:

• gegevens van die en die tijd staan op het bestandssysteem
• gegevens die de projectmanager heeft gedeeld staan waarschijnlijk op Dropbox
• op die en die tijd werden veel documenten gearchiveerd op SharePoint – sommige van deze sites zijn sindsdien gearchiveerd
• vanaf die en die datum werden plannen gearchiveerd in het ERP, maar ze werden niet onderhouden en veel ervan zijn nu verouderd

De uitdaging van vandaag is dus om de vraag te beantwoorden:

Hoe gaan we ervoor zorgen dat informatiebronnen duidelijk en praktisch zijn, zodat iedereen toegang heeft tot de informatie die hij nodig heeft?

Het eerste wat je moet doen is de tools en hun gebruik, gegevensbronnen, lijsten, documentaire verzamelingen en informatiebeheer-, archiverings- en beveiligingspraktijken in kaart brengen. Dit staat bekend als een informatie-audit of mapping. Het resulterende rapport geeft een helikopterview van de situatie en identificeert de risico’s die samenhangen met het beheer en de communicatie van informatie binnen de organisatie.

De volgende stap is om de belanghebbenden samen te brengen en te bekijken hoe deze risico’s samen kunnen worden beheerd door informatiebeheer te professionaliseren.