FAQ
Gouvernance de l’information

Exquando définit la gouvernance de l’information comme répondant à la question : « Comment allons-nous organiser la gestion de l’information ensemble ? ». L’information englobe à la fois les informations non structurées (documents), les informations structurées (les data, y compris les open data) et le multimédia. Exquando considère l’information comme une ressource organisationnelle cruciale, au même titre que les ressources humaines ou environnementales, nécessitant une gestion collective.

La complexité et le volume croissants de l’information, la duplication entre les systèmes, la multiplication des canaux de diffusion, l’accessibilité à long terme des données obsolètes et un manque général de directives et de contrôle rendent la gouvernance de l’information indispensable. Elle aide les organisations à répondre à des questions critiques concernant leurs informations essentielles, leur stockage, leur propriété, leur accès, leur sécurité et leur utilisation, améliorant ainsi l’efficacité et atténuant les risques.

L’infoSystem est un système dynamique comprenant l’information sous toutes ses formes – le matériel, les logiciels, les règles, les personnes et leur environnement – tous interagissant comme une unité fonctionnelle. Une approche systémique est vitale car tous les aspects liés à l’information sont interconnectés. Les actions entreprises pour gérer l’information interagissent invariablement avec toutes les composantes de cet infoSystem, nécessitant une compréhension holistique pour gouverner efficacement l’information. Pour en savoir plus, consultez notre méthodologie relative à l’infoSystem.

Les organisations sont confrontées à un double défi : premièrement, reconnaître l’interconnexion de tous les éléments au sein de l’infoSystem, ce qui nécessite une approche systémique ; et deuxièmement, faire face à la multitude et à la complexité des sujets impliqués, stimulées par les avancées technologiques et les nouvelles réglementations. Surmonter la « malédiction de la connaissance » – l’hypothèse que les autres comprennent ce dont vous parlez – entre les équipes commerciales, juridiques et techniques est également un obstacle important.

Exquando propose un processus en sept étapes :

1. Installer un comité de pilotage
2. Représenter l’infoSystem
3. Attribuer les responsabilités
4. Définir l’infoConstitution
5. Établir l’infoPolicy
6. Préparer le changement
7. Améliorer et pérenniser

Les étapes initiales sont préparatoires, suivies des phases de mise en œuvre principales et, enfin, de la préparation à la gestion et à l’amélioration continue.

L’infoConstitution définit les comités stratégiques et transversaux responsables de la gestion de l’information, leurs rôles, mandats, responsables, participants et fréquence des réunions. Elle décrit les règles et les processus par lesquels ces organes participent à la prise de décision, à la mise en œuvre et au contrôle de l’infoSystem. L’infoPolicy est un document décrivant les principes opérationnels de l’infoSystem, y compris les ensembles de données, les outils, les processus, les règles, les rôles, les vocabulaires et la formation, reflétant les décisions prises par les comités en charge de la gestion de l’information.

Attribuer l’ownership à chaque élément au sein de l’infoSystem (collection de plans, software, procédures, etc.) assure la responsabilisation et empêche l’information de devenir orpheline. Les individus ou les équipes responsables sont habilités à prendre des décisions et sont reconnus pour leur gestion. Cela favorise une meilleure qualité de l’information, une gestion plus efficace lors des transitions et une meilleure rétention globale des connaissances organisationnelles.

Exquando estime que le succès de la gouvernance de l’information repose fortement sur les personnes impliquées, en mettant l’accent sur la confiance, les valeurs partagées et une mission commune au sein du comité de pilotage et des équipes de projet. La préparation au changement implique d’adapter la culture et les valeurs organisationnelles pour encourager le partage d’informations et la prise de décision collective, favoriser la transparence et instaurer le droit à l’erreur. Une communication efficace et une formation ciblée pour tous sont également cruciales pour une adoption réussie. Pour en savoir plus, consultez notre méthodologie sur la Roue de la transformation.

La mise en œuvre de la gouvernance de l’information conduit à un état plus contrôlé et rapporté des ressources informationnelles, aligné sur les objectifs organisationnels. Elle favorise une meilleure qualité des données, une réduction de la redondance, une sécurité améliorée et une conformité accrue. En définissant clairement les rôles et les responsabilités et en établissant des organes de gouvernance, les organisations deviennent plus autonomes et efficaces dans la gestion de leur transformation numérique et dans leur adaptation aux changements continus de la technologie et des réglementations.