Document Control as a service pour des projets d’engineering

Les collaborateurs d’Equans sont amenés à produire et partager de nombreux documents techniques pour leurs différents projets d’ingénierie. Ils ont fait appel au Document Control as a Service d’Exquando pour assurer le suivi et le contrôle documentaire.

Equans est spécialisée dans la conception, l’installation et la maintenance de solutions multi-techniques dans les domaines de l’énergie, du génie climatique, de la mécanique, de l’électrique, du numérique et des services associés. Les collaborateurs d’Equans sont amenés à produire et à partager de nombreux documents techniques.

Objectifs

Equans cherchait de l’assistance pour assurer le contrôle documentaire de ses différents projets d’ingénierie. Leur souhait était de bénéficier

d’une mise en route rapide du service en document control,
d’une certaine flexibilité face à une charge de travail variable,
d’une expertise sur les différentes plateformes de gestion documentaire.

Solutions

Grâce à son offre en Document Control as a Service, Exquando a rapidement mis à la disposition d’Equans une équipe de document controllers expérimentés travaillant à la demande via un système de ticketing.

Les activités sous-traitées concernent

la paramétrisation de la plateforme GED de projet
la formation des utilisateurs aux différentes plateformes
le scanning des plans
le contrôle des documents et la comparaison avec les versions précédentes
le dépôt documentaire sur la plateforme GED du projet
le contrôle des taggings et des mesures des tuyaux calorifugés sur les plans
le contrôle des Weld Logs avec les Isométriques et les tests radio effectués sur chantier
le contrôle des certificats matières avec les bons de commande
la gestion et le suivi des commentaires des Workflows de revue et d’approbation
le contrôle et la gestion des registres documentaires
le contrôle de la réception de l’ensemble des documents liés à un système ou à une installation

Systèmes utilisés

OpenText Content Server
SharePoint
Autodesk Construction Cloud
eProject (by Mezzoteam)

Bénéfices

Nos équipes de document controllers ont permis de :

soulager les ingénieurs des tâches de gestion documentaire,
mettre à disposition de l’équipe projet une documentation à jour et de qualité,
réduire les problèmes liés à une mauvaise communication au strict minimum.

Le site SEVESO de IMEC à Louvain a vu ses projets et infrastructures techniques croître. Face à cette expansion, l’équipe gérant la maintenance et les extensions souhaitait standardiser et optimiser la gestion documentaire technique, pour une meilleure efficacité.

Depuis 2019, UCB a entrepris plusieurs grands projets de construction sur son site de Braine-l'Alleud. Face à la multiplication des projets, UCB a souhaité centraliser sa gestion documentaire afin de standardiser les méthodes, éviter pertes de temps et surcoûts.

Les équipes du département infrastructure de la STIB souhaitaient inventorier et migrer leur documentation pour ensuite adapter un modèle existant d’espace collaboratif pour les projets d’ingénierie à l’environnement Sharepoint Online.

Les équipes d’ingénieurs de GSK ont dû mener plusieurs projets de construction et d’ingénierie de front, et ce sur différents sites. La nécessité de centraliser et standardiser la gestion et le contrôle de leur documentation technique s’est alors imposée.

Le département Facility Management de la BNPPF devait trouver des solutions pour gérer efficacement et de manière sécurisée plus de 200.000 documents et plans, tout en simplifiant leur collecte, stockage et permettant l’accès rapide aux dernières versions.

Lors de la construction d’une nouvelle usine à Lessines, les ingénieurs souhaitaient disposer d’une solution centralisée de gestion de la documentation technique et assurer le transfert de cette documentation dans le système de l’utilisateur final.